اداره ثبت اسناد و املاک غرب شهر تهران که در خیابان دامپزشکی واقع شده، یکی از پرمراجعه‌ترین ادارات این سازمان در تهران است که به دلایل مختلف اعتراض‌های مختلفی از سوی شهروندان نسبت به این اداره مطرح شده است.
مشکلات شهروندان در یکی از شلوغ‌ترین ادارات تهران
محمدی یکی از شهروندانی است که برای پیگیری امور مربوط به نقل و انتقال مسکن به این اداره مراجعه کرده و به خبرنگار فارس گفت: روند امور در این اداره به کندی رخ می‌دهد. در کنار این کندی، درخواست‌هایی که برای تسهیل در انجام امور از ما می‌شود، بیشتر ما را ناراحت می‌کند.
وی ادامه داد: برای دریافت سند به اداره مربوطه در خیابان دامپزشکی رفته بودم که طبق معمول به من گفتند چند هفته دیگر باید منتظر بمانی. چند ساعت بعد فردی با موبایلم تماس گرفت و گفت می‌تواند در قبال دریافت حداقل 300 هزار تومان، صدور سند را چند روزه انجام دهد.
کارچاق‌کن‌ها، اطلاعات شهروندان را در اختیار دارند
محمدی گفت: این فرد که نفهمیدم چطور شماره مرا به دست آورده بود نه خودش را معرفی کرد و نه مسئولیتش را گفت؛ بعد از امتناع من از قبول این پیشنهاد گفت بازهم تماس می‌گیرم و قطع کرد.
حسینی یکی دیگر از شهروندانی که با مشکلاتی در این اداره روبه‌رو بوده است به خبرنگار فارس می‌گوید: قرار بوده سیستم خدمت‌رسانی و پیگیری امور اینترنتی شود اما همچنان باید به ادارات ثبت رفت‌وآمد کنیم.
وی ادامه داد: با یکی از دوستانم به طور همزمان پیگیر امور نقل و انتقال مسکن بودیم اما کارهای دوستم که در غرب تهران است نهایتا یک هفته‌ای انجام شد و هم از طریق پست و هم اینترنتی جواب استعلام را دریافت کرد اما سند من حدود بیست روز گذشته و خبری از آن نیست. چک من در حال برگشت خوردن و دریافت وام هم معطل ارائه نتیجه استعلام است. تا نتیجه استعلام نیاید بانک هم چک وام را تحویل نمی‌دهد.
مجبور شدم رشوه پرداخت کنم؛ مسئول دفترخانه رابط پرداخت رشوه به کارکنان ثبت
این شهروند در ادامه می‌گوید، به خاطر شغلم توانستم از طریق یکی از دوستانم مشکلات ابتدایی را حل کرده و کارم را زودتر انجام دهم اما گویا اگر آشنا نداشته باشید یا باید منتظر بمانی تا بعد از مدتی طولانی کار به نتیجه برسد یا اینکه به پرداخت رشوه تن دهی.
حسینی گفت: نمی‌دانم چرا این اداره تا این حد شلوغ و نابسامان است در حالی که آن‌طور که شنیدم در ادارات دیگر مخصوصا شرق تهران اینگونه نیست. به‌هم‌ریختگی در این اداره به وفور به چشم می‌خورد و روزی نیست که در آنجا بین کارکنان و ارباب‌رجوع درگیری رخ ندهد.
وی با بیان اینکه برای برطرف شدن مشکلم مجبور به پرداخت رشوه 200 هزار تومانی شدم، گفت: مسئول دفترخانه به من گفت اگر این پول را بدهی می‌توانم کاری را که سه ماهه انجام می‌شود را 10 روزه انجام دهم؛ همین‌طور هم شد و 10 روزه کارم را انجام داد. از طرف من پول را به فردی که در ثبت بود داد و کار من انجام شد.
کارکنان رفتار خوبی دارند اما همه خسته و کلافه هستند
حسینی درباره برخوردهای کارکنان اداره ثبت اسناد با ارباب‌رجوع گفت: از نظر برخورد، رفتار خوبی داشتند اما بیشتر آنها خسته و کلافه بودند.
پاسخگویی سریع‌تر به استعلام‌ها با پارتی یا سهمیه
میرزایی، یکی دیگر از شهروندانی که است که علیرغم دو شهروند قبلی کار خود را در اداره شرق تهران پیگیری کرده است و درباره نحوه پاسخگویی به استعلام‌ها می‌گوید: ابتدا می‌گویند به عنوان مثال باید حدود یک هفته‌ای منتظر بمانید تا جواب استعلام‌ها بیاید اما در ادامه از برخی کارکنان می‌شنویم که اگر پارتی داشته یا جانباز و خانواده شهید باشید ممکن است کارتان چند روزی زودتر انجام شود؛ سوال من این است که اگر امکان دارد کاری را زودتر انجام دهید چرا با همه به طور یکسان برخورد نمی‌کنید؛ هرچند کارت جانبازی را هم نشان دادم و کاری نکردند.
بردیا صدرنوری، سرپرست دفتر توسعه فناوری و اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درباره توسعه خدمات الکترونیک در این سازمان گفت: براساس قانون برنامه پنجم و قانون ارتقای سلامت نظام اداری، یکسری تکالیف داریم که در راستای راه‌اندازی خدمات الکترونیک، فرآیند را مکانیزه کنیم.
وی ادامه داد: تعدادی پروژه در این زمینه در دست اجرا داریم که برخی از آنها عبارتند از: 1- ثبت آنی معاملات ( استعلام و ارسال الکترونیکی خلاصه معاملات) 2- سیستم اجرای مفاد اسناد رسمی. 3- سیستم جامع مالکیت صنعتی 4- ثبت اینتزنتی شرکت‌های با مسئولیت محدود. 5- سیستم ثبت الکترونیکی وفایع طلاق و ازدواج.
صدور روزانه 5 هزار استعلام الکترونیکی در تهران
صدرنوری گفت: اینها سیستم‌هایی هستند که الان راه‌اندازی شده و برخی در مراحل استفاده آزمایشی در یک استان است و برخی دیگر مانند استعلام الکترونیکی که در سراسر کشور مورد استفاده قرار می‌گیرند.
مشاور رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درباره علت تأخیر در اجرای استعلام‌ها گفت: در این زمینه 2 بحث وجود دارد: اول بحث ردوبدل شدن الکترونیکی استعلام‌ها و پاسخ آن است که در تهران بیش از یک هزار و 800 دفترخانه روزانه حدود 5 هزار استعلام الکترونیکی صادر می‌کنند.
تعلل در پست، علت وقفه در پاسخ کتبی استعلام‌ها
وی ادامه داد: بحث دیگر مربوط به ارسال کتبی پاسخ استعلام است که باید از طریق پست انجام شود. به دلیل اینکه اوراق بهادار است باید از طریق پست ارسال شود و بیشتر اعتراض‌ها هم به خاطر این است که فرآیند انتقال پستی از واحد ثبتی به دفاتر طولانی می‌شود.
صدرنوری افزود: بانک‌های اطلاعاتی بسته به نوغ پرونده و اینکه چه میزان اطلاعات قبلی آن شفاف باشد، این فرآیند طول می‌کشد. ممکن است در پرونده‌ای استعلام و جواب آن یک روز طول بکشد یا اینکه اگر پرونده قبلا به عنوان مثال در اداره شمال بوده و در حال حاضر به اداره شمال غرب منتقل شده باشد، ممکن است طولانی‌تر شود.
وی افزود: جاهایی که بانک اظلاعاتی کامل باشد فرآیند استعلام یک روزه انجام می‌شود و در سیستم آنلاین قابل مشاهده است. جاهایی که بانک اطلاعاتی ناقص باشد یا آن نقطه انتزاعی است و پرونده آن از اداره‌ای به اداره دیگر منتقل شده است ممکن است طولانی شود.
الکترونیکی شدن خدمات، برخی مراودات غیرمعمول را از بین برد
صدرنوری درباره درخواست‌های رشوه‌ای که از شهروندان می شود گفت: قبلا روند به گونه‌ای بود که استعلام را عده‌ای از دفترخانه به واحد ثبتی می‌بردند و جواب را به دفترخانه می‌آوردند. الان با راه‌اندازی سیستم استعلام الکترونیکی و اینکه پست این کار را انجام می‌دهد، کار و کاسبی برخی کساد شده و حتی با نامه مکتوب اعتراض کردند که شما با این کار کارمان را تعطیل کرده‌اید.
وی ادامه داد: اینگونه سیستم‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند که یکسری مراودات غیرمعمول را از بین ببرند و فرآیند را شفاف کنند.
اطلاعات ارباب رجوع چگونه به دست رشوه‌گیرها می‌رسد
صدرنوری درباره اینکه اطلاعات ارباب‌رجوع چگونه در اختیار کارچاق‌کن‌ها یا درخواست‌کنندگان رشوه قرار می‌گیرد گفت: یک طرف استعلام در دفترخانه‌ها انجام می‌شود و همان موتورسواری که قبلا این کار را انجام می‌داده است می تواند به عنوان نماینده دفترخانه این اطلاعات را در اختیار داشته باشد و طبیعتا از طرف واحد ثبتی هم ممکن است که افرادی باشند تا این کار را انجام دهند.
نیروی انسانی موجود با حجم کار فعلی قابل مقایسه نیست
سرپرست دفتر توسعه فناوری و اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور همچنین درباره علت خستگی کارکنان ادارات ثبت که شهروندان به آن اشاره کرده‌اند گفت: باید حجم کار را با حجم پرسنلی که در ادارات حضور دارند مقایسه کرد. از نظر منابع، تعداد نیروی انسانی ما تعدادی است که 30 قبل بسته شده است و با توجه به حجم کارهای روزانه، این میزان نیرو همخوانی ندارد و طبیعات خسته می‌شوند. یک نفر در طول روز باید به 10 پرونده رسیدگی کند اما الان شاید به حدود 30 پرونده رسیدگی کند.
نظارت آنلاین بر دفترخانه جلوی تخلفات را می‌گیرد
صدرنوری درباره دستاوردهای استفاده از سیستم‌های خدمت‌رسانی الکترونیک خاطرنشان کرد: استفاده از سیستم‌های الکترونیک 2 نتیجه اصلی برای ما دارد: اول اینکه فرآیند را شفاف می‌کند و ما می‌توانیم از طریق اینترنت رصد کنیم که الان در فلان دفترخانه چه استعلامی صورت گرفته است و به ما نظارت مدیریتی می‌دهد و در لحظه می‌توانیم جلوی بسیاری از تخلفات را بگیریم.
وی با بیان اینکه دستاورد دوم بالا بردن میزان دقت است گفت: در سیستم الکترونیک اگر یک داده را اشتباه وارد کنیم، سیستم جلوی ادامه فعالیت را از شما می‌گیرد اما در سیستم‌های دستی و کاغذی ممکن بود «حسن» را «حسین» می‌نوشتیم و با دست هم اصلاح کنیم که همین کار موجبات بروز مفاسد را فراهم می‌کرد.
ارائه خدمات با سهمیه و پارتی‌بازی را قبول نداریم
مشاور رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درباره اینکه در برخی ادارات به شهروندان گفته شده که اگر وابسته به خانواده شهید یا جانباز باشید، جواب استعلام را زودتر دریافت می‌کنید و اینکه اگر امکان ارائه زودتر جواب است چرا برای همه این اتفاق می‌افتد گفت: من هم با این انتقاد موافق هستم. از دید ما هم نباید اینگونه باشد. تنها موضوعی که می‌تواند جواب استعلام را عقب یا جلو بیاندازد، این است که سلسله خلاصه معاملات وارد و سیستم به‌روز نشده باشد و حالا که شما می‌خواهید به عنوان آخرین مالک، ملک را معامله کنید، سیستم شما را به عنوان مالک نمی‌شناسد و باید تمام اظلاعات جمع‌آوری شود.
حال باید منتظر ماند و دید با توسعه خدمات الکترونیکی و کاهش حضور مردم در ادارات، آیا بازهم مردم مجبور می‌شوند برای برطرف کردن مشکلات خود در ادارات به درخواست‌های نامعقول این افراد تن دهند یا اینکه آنها باید بساط خود را در سازمانی دیگر پهن کنند.
